امروزه کسب و کارهایی که از سیستم ویپ بهره مند می شوند را به افزایش می باشد. با نصب سیستم ویپ می توانید هزینه های خود را کاهش بدهید. بعضی از کسب وکارها هنوز در استفاده از آن تردید دارند. آن ها فکر می کنند که هزینه های سخت افزاری مقرون به صرفه نیست یا اینکه تنظیم این سیستم فرآیندی زمان بر و چالش برانگیز خواهد بود.
ولی در صورتی که شرکت ارائه دهنده مناسب را بیابید، انتقال شما به یک سیستم تلفن ابری می تواند بسیار آسان باشد. در این مقاله قصد داریم به شما نشان دهیم که چگونه سیستم ویپ را برای کسب و کار خود راه اندازی کنید، هزینه های اولیه را کاهش دهید و از سیستم تلفن ویپ جدید خود بیشترین بهره را ببرید. با شرکت راه اندازی ویپ همراه باشید.
اتصال شبکه و اینترنت
قبل از راه اندازی ویپ موارد زیر را بررسی کنید:
امکان دارد نگران میزان پهنای باند استفاده از ویپ باشید، ولی یک قانون کلی وجود دارد. در سیستم ویپ هر خط تنها مجاز به آپلود و دانلود در حدود 100 کیلوبیت در ثانیه می باشد.
اکثر ارائه دهندگان خدمات اینترنت در حال حاضر برنامه های تجاری خود را با سرعت گیگابیت را ارائه می دهند. بنابراین اتصال فعلی شما به احتمال زیاد به اندازه کافی برای یک سیستم تلفن ویپ سریع بوده و تنها بعضی از اتصالات خانگی سرعت آپلود بسیار پایین تری دارند، مثل بعضی از اتصالات DSL.
علاوه بر سرعت، مسائلی که بر کیفیت تماس ویپ تأثیر می گذارند اغلب به ناپایداری اتصال و قطع و وصل شدن اینترنت مربوط می شوند. برای اتصال شبکه و اینترنت می توانید سخت افزارها را هم مورد بررسی قرار دهید. در صورتی که روتر یا شبکه نتواند به خوبی در زمان اوج ترافیک کارایی لازم را داشته باشد، امکان دارد صدای ناهنجار یا مشکلات دیگری مثل قطع تماس ها را تجربه کنید. در بیشتر مواقع Wi-Fi خوب کار می کند، ولی اتصال سیمی همیشه بهتر می باشد.
برای تست شبکه و شناسایی مشکلات احتمالی می توانید تست سرعت ویپ را انجام دهید. نتایج به دست آمده ایده خوبی در مورد اینکه آیا سرعت اینترنت شما اجازه نصب سیستم ویپ را می دهد یا خیر، به شما ارائه می کند.
همینطور می توانید پیکربندی کیفیت خدمات (QoS) را برای اولویت بندی بسته های ویپ و داده ها بررسی کنید. به این ترتیب، ترافیک صوتی بالاتر از ترافیکی مثل یوتیوب یا نتفلیکس قرار می گیرد و از تأخیر کمتری برخوردار خواهد بود.
نصب سیستم ویپ و انتخاب تجهیزات مناسب
از آنجایی که ویپ در چند سال اخیر پیشرفت های چشم گیری داشته است، برای استفاده از آن، تجهیزات مختلفی ارائه شده که از جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تلفن IP تخت شبکه
- مبدل آنالوگ دیجیتال
- سانترال های سخت افزاری و نرم افزاری
- کارت سخت افزاری برای انجام عملکرد سیستم تلفنی
- روتر
- و دیگر متعلقات از قبیل سیم و داکت
اگر می خواهید تماس های تلفنی شما با کیفیت بالا انجام شود، باید روی یک تلفن رومیزی ویپ سطح بالا، مثل Polycom VVX601 سرمایه گذاری کنید. در صورتی که تنها چیزی که نیاز دارید برقراری و دریافت تماس های تلفنی باشد می توان گزینه های ارزان تری را انتخاب کرد.
انتخاب سخت افزارهای مناسب و با کیفیت
ویپ از جمله سیستم هایی بوده که با تجهیزات تلفن اداری کار می کند. با یک آداپتور می توانید تلفن آنالوگ (ATA)، را به ویپ تغییر دهید و نیازی به هزینه اضافه و تعویض تلفن های معمولی خود نداشته باشید! آداپتور ویپ تلفن ها را شبکه می کند و سیگنال های آنالوگ را به دیجیتال تبدیل می نماید. مزیت این کار این بوده که شما هیچ یک از وسایل و تجهیزات را تعویض نمی کنید و همه کارکنان از قبل نحوه کار با تلفن ها را می دانند. بنابراین شما نیازی به آموزش کارکنان خود نخواهید داشت.
کاهش هزینه از طریق نرم افزارهای تجاری
یکی دیگر از راه های کاهش هزینه ها این بوده که به جای استفاده از تلفن رومیزی، از یک برنامه تلفن تجاری کمک بگیرید. این برنامه ها به عنوان تلفن های نرم افزاری هم شناخته می شوند. شما می توانید تلفن نرم افزاری را در رایانه یا تلفن هوشمند خود نصب کنید.
از آنجایی که نصب سیستم ویپ بسیار ساده و با اینترنت کار می کند، نیازی به سخت افزار اختصاصی ندارید. به این ترتیب، می توانید بعضی از مراحل نصب تلفن اداری را نادیده بگیرید.
Softphone یک نرم افزار و اپلیکیشن تلفن همراه بوده که به شما امکان می دهد تماس های تلفنی را دریافت و برقرار کنید. مثل یک تلفن معمولی برای رسیدگی به تماس های تلفنی ویپ کار می کند. با یک سرویس ویپ، می توانید شماره ها را در هر شبکه تلفن یا تلفن همراه شماره گیری کنید.
انتخاب شرکت مناسب ارائه دهنده ویپ
تغییر به ویپ فقط به این معنی نیست که می توانید تلفن ثابت خود را جایگزین کنید. در واقع این فرصتی برای انتقال ارتباطات تجاری خود به قرن بیست و یکم، بدون هزینه اضافی می باشد.
ارائه دهنده ویپ مناسب به شما کمک می کند تا بر مشکلاتی مثل قطعی مکرر و کمبود کیفیت تماس ها غلبه کنید. همینطور ویژگی هایی را که برای ایجاد ارتباطات داخلی نیاز دارید، دریافت خواهید کرد. یک ارائه دهنده سیستم ویپ، در واقع شرکتی بوده که می تواند با تنظیم و کانفیگ سرور ویپ به شما کمک کند تا یک سیستم تلفن یکپارچه، تحت بستر اینترنت را راه اندازی کنید.
می توانید از یک CRM برای تجزیه و تحلیل تماس ها و ارتباطات یکپارچه و نه فقط خدمات تلفنی، کمک بگیرید. بنابراین قبل از اینکه شرکت مورد نظر را انتخاب کنید، مطمئن شوید که ارائه دهنده ویژگی های مناسب مورد نیاز کسب و کار شما را دارد.
در زیر بعضی از ویژگی های که از طریق ویپ به دست می آورید نام برده شده است:
- مسیریابی تماس پیشرفته : تماس های دریافتی را در کسب وکارتان مدیریت کنید.
- متصدی خودکار : از تماس های ورودی با پیام ضبط شده و گزینه هایی برای راهنمایی آن ها به بخش مناسب کمک بگیرید.
- تجزیه و تحلیل تماس ها: این گزینه به شما کمک می کند به گزارش های دقیقی که عملکرد مرکز تماس را نشان می دهد دسترسی داشته باشید.
- Call Pop: زمان پاسخ دادن به تماس های ورودی، اطلاعات مربوطه را در مورد تماس گیرندگان به طور خودکار نمایش می دهد.
- CRM داخلی: از مشتریان خود حمایت کنید و تیم های فروش خود را با یک دید نسبت به مشتری تجهیز کنید.
- تلفن گویا: پاسخ صوتی تعاملی از تشخیص گفتار برای کمک به مشتریان برای حل مسائل ساده استفاده می کند.
- پست صوتی به متن: کارایی پاسخگویی به پست صوتی را با دریافت آن ها از طریق پیامک بهبود دهید.
- تماس های بین المللی کم هزینه: نرخ تماس های بین المللی معمولا زیاد می باشند. از طریق ویپ می توانید ارتباطات یکپارچه ای را با مشتریان بین المللی خود داشته باشید و ویژگی های پیشرفته تری مثل رمزگذاری تماس را تجربه کنید. ویپ به سازمان شما قابلیت اطمینان و عملکرد بالایی را می دهد.
دریافت شماره تلفن تجاری
بسته به شرکت ارائه دهنده ویپ با هر طرح ویپی که انتخاب می کنید می توان یک شماره تلفن محلی اختصاصی دریافت کرد. شما چند راه برای دریافت شماره تلفن برای کسب و کار خود دارید. در صورتی که قبلاً یکی دارید، آن را روی ویپ خود پورت کنید. در غیر این صورت، می توانید شماره محلی موجود را انتخاب کنید یا یک شماره رایگان انتخاب کنید.
انواع شماره تلفن در نصب سیستم ویپ:
- شماره تلفن های محلی: یک شماره تلفن محلی برای مشاغل کوچک و شرکت هایی که بازار محدودی دارند. شماره های محلی معمولا رایگان می باشند ولی امکان دارد بعضی از آن ها هزینه اندکی را به صورت ماهیانه دریافت کنند.
- شماره تلفن های رایگان: یک شماره تلفن رایگان یک شماره خاص بوده که به موقعیت مکانی متصل نیست و می تواند برای مشتریان شما حرفه ای تر و قابل اعتمادتر به نظر برسد. مشتریان شما زمان تماس با خطوط پشتیبانی شما مجبور به پرداخت هزینه نخواهند بود. ولی این بدان معنا نیست که نیازی به پرداخت هزینه از سمت شما نباشد! در واقع این شماره برای مشتریان شما رایگان است ولی شما باید هزینه آن را به صورت ماهیانه پرداخت کنید.
- Vanity Numbers: شماره های Vanity معمولاً شماره های رایگان به یاد ماندنی و به اصطلاح رُند می باشند که کلمات خاصی را بیان می کنند، به عنوان مثال: 9966. این اعداد هزینه را به صورت ماهیانه دریافت می کنند. برای اطمینان از یک شماره قابل تشخیص، امکان دارد لازم باشد شماره را از یک فروشنده شخص ثالث هم خریداری کنید.
نصب سیستم ویپ
زمانی که یک ارائه دهنده و سخت افزار دارید، زمان آن بوده که تنظیمات را در دفتر خود تکمیل کنید. مراحل کانفیگ به نوع سخت افزار و تعداد کارمندان بستگی دارد. بنابراین در زیر، روند ساده راه اندازی ویپ را ارائه می دهیم. با توجه به نوع برند سیستم تلفن ویپ، امکان دارد این مراحل کمی متفاوت باشد. تلفن ویپ سیسکو بهترین برندی است که می توانید تهیه کنید.
نحوه راه اندازی تلفن ها و تلفن های رومیزی ویپ
مراحل لازم به مدلی که خریداری کرده اید و راه اندازی شبکه شما بستگی دارد. با نصب یک سوئیچ شبکه استاندارد، فرآیند راه اندازی ساده می باشد. در صورتی که برق از طریق اترنت (PoE) دارید، سیگنال الکتریکی در یک سیم منتقل می شود و نیازی به تهیه آداپتور AC نخواهید داشت.
نصب سیستم ویپ و تلفن های رومیزی ویپ یا تلفن های بدون PoE:
آداپتور برق متناوب را به پریز وصل کنید، سپس آن را به پایه تلفن یا تلفن وصل کنید.
تلفن IP را از طریق کابل CAT5e یا CAT6 به سوئیچ یا روتر وصل کنید.
منتظر بمانید تا تلفن راه اندازی شود، سپس صدای شماره گیری را بررسی کنید.
اگر روتری دارید که از Power over Ethernet (PoE) پشتیبانی می کند، روند کمی متفاوت است ولی سریعتر می باشد.
نصب تلفن های رومیزی سیستم ویپ به روترهای دارای قابلیت PoE:
تلفن ها را با سوئیچ یا روتر دارای قابلیت PoE، به کابل های اترنت وصل کنید. حداکثر طول توصیه شده برای کابل های شبکه، 164 متر می باشد.
پس از اتصال، تلفن باید روشن شود و باید به طور خودکار با ارائه دهنده ویپ شما ارتباط برقرار کند.
نحوه نصب سیستم ویپ و هدست
همه هدست ها قابلیت پاسخ با یک لمس را ندارند. برای استفاده از آن، به یک هدست مدرن با یک دکمه لمسی فعال نیاز دارید و آن را باید به کابل های Electronic Hook Switch (EHS) متصل کنید.
هدست ها و تلفن های ویپ بی سیم با پشتیبانی از کابل EHS:
آداپتور AC را به نزدیکترین پریز و واحد پایه هدست وصل کنید.
کابل EHS را به واحد پایه هدست وصل کنید.
سر دیگر را به تلفن رومیزی و به درگاه شبکه هدست و پورت EHS وصل کنید. برای دستورالعمل های دقیق تر، راهنمای دستورالعمل EHS را دنبال کنید.
هدست را قرار بدهید و دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا اتصال را بررسی کنید.
برای هدست های سیمی که از جک تلفن معمولی بهره مند می شوند، این فرآیند حتی ساده تر می باشد.
آزمایش خطوط ویپ ویپ
اگر همه مراحل نصب سیستم ویپ را درست انجام دادید و به صورت سریع می توانید ارتباط برقرار کنید، هیچ مشکلی نخواهید داشت و سیستم ویپ به خوبی راه اندازی شده می باشد. مواردی که باید زمان برقراری تماس به آن ها توجه کنید:
کیفیت صدا: آیا تماس ها واضح و سازگار می باشند؟ آیا هیچ نشانه ای از صدای بی کیفیت وجود دارد؟
تأخیر: آیا بین زمانی که چیزی می گویید و گیرنده آن را می شنود تأخیر قابل توجهی وجود دارد؟
پایداری اتصال: آیا هیچ یک از تماس ها به طور موقت قطع نشد؟ بعضی از تنظیمات فایروال می تواند موجب شود که تماس ها پس از 11 دقیقه به طور کامل قطع شود، بنابراین ارزش آن را دارد که حداقل 15 تا 30 دقیقه آزمایش شود.
همینطور باید سعی کنید خطوط خود را در زمانی که فعالیت های شبکه دیگری وجود دارد آزمایش کنید. ازدحام شبکه می تواند منجر به انواع مشکلات خط شود، از قطع شدن تماس گرفته تا صدای ناقص و غیره.
نکته : اتصال سیمی و مستقیم همیشه به استفاده از Wi-Fi ترجیح داده می شود. برای حداقل تأخیر و دیگر مشکلات ویپ، به جای اتصال Wi-Fi، به سراغ اترنت بروید.
آموزش ویپ به دیگر کارکنان
بسیاری از مشاغل کوچک، نصب سیستم ویپ را برای بار اول تجربه می کنند و به همین علت امکان دارد کارکنان آن ها آشنایی کافی با سیستم ویپ نداشته باشند. بنابراین آموزش به دیگر کارکنان امری مهم تلقی می شود.
از طریق ویپ می توانید تلفن ها را مستقیماً با یک CRM ادغام کنید، پست های صوتی را به ایمیل ارسال کنید، تماس ها را در فضای ابری ضبط کنید و بسیاری موارد دیگر را تجربه کنید.
برای اطمینان از اینکه کارکنان شما از این ویژگی ها بهره مند می شوند، باید زمانی را برای آموزش تیم خود اختصاص دهید.
امکان دارد فکر کنید که لازم نیست ولی آموزش به کارکنان موجب پیشرفت و بهبود عملکرد آن ها در محیط کار می شود. کارمندان می خواهند از تجهیزات ارتباطی تجاری بهره مند شوند تا بتوانند بر خدمات رسانی به مشتریان و فروش بیشتر تمرکز کنند. در صورتی که در مورد هر مشکلی راهنمایی و کمک می خواهید، می توانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید